REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO DELLE SALE DI PROPRIETA' O NELLA DISPONIBILITA' DEL COMUNE DI BARICELLA Approvato con deliberazione di Consiglio n. 61 del 24.11.2005

Articolo 1- Oggetto

I locali di proprietà o nella disponibilità del Comune e le attrezzature in essi esistenti sono parte integrante del patrimonio dell'Amministrazione Comunale e sono destinati all'uso pubblico.

Articolo 2 - Concessione

2. 1
- Sala di lettura in via Europa 3
- Auditorium in via Europa 3
- Galleria d'arte 64 Baricellarte in via Roma 64

I locali e le attrezzature suddetti possono essere concessi in uso a soggetti pubblici e privati, per conferenze, convegni, manifestazioni ambientalistiche, umanitarie, educative, artistiche, culturali, sportive, ricreative, scientifiche, mostre ed iniziative politiche e sindacali, compatibilmente con la destinazione primaria degli stessi ambienti.
I provvedimenti relativi sono di competenza del Responsabile del settore Servizi alla Persona. tenendo conto del tipo di iniziativa e del numero dei partecipanti alla stessa, si riserva di destinare il locale ritenuto più idoneo.


2.2
Sala Consigliare

In considerazione delle peculiarità architettoniche e di arredo, l'uso della sala consigliare, in cui si configura il massimo grado di rappresentanza della comunità comunale, può essere concesso esclusivamente nelle circostanze in cui il livello - istituzionale, politico, culturale, scientifico - dell'iniziativa proposta qualifichi l'immagine del Comune di Baricella.
I provvedimenti relativi sono di competenza deI Responsabile del settore Servizi Affari Generali e Istituzionali - Servizi Demografici.

Articolo 3 - Tipi di attività

E' possibile richiedere l'utilizzo dei locali comunali per i seguenti tipi di attività:

- attività temporanee di durata inferiore ai tre giorni;
- attività durevoli di durata superiore ai tre giorni;
- attività corsuali di durata almeno mensile.

Articolo 4 - Richieste ed autorizzazioni

Le richieste per ottenere in uso i locali e le attrezzature debbono essere indirizzate al Sindaco e vanno fatte pervenire su apposito modulo disponibile presso l'URP - Ufficio Relazioni con il Pubblico - del Comune di Baricella:

- per le attività temporanee, non prima di 60 giorni ed almeno 20 giorni prima della data in oggetto;

- per le attività durevoli, non prima di 60 giorni ed almeno 30 giorni prima della data in oggetto;

Per casi di urgenza motivata è possibile presentare la domanda di concessione entro le 48 ore precedenti la attività.
La concessione per uso temporaneo è rilasciata dal Responsabile di Settore.
La concessione per uso durevole è rilasciata dal Responsabile di Settore.
In entrambi i casi sarà inviata comunicazione per conoscenza al Comandante della Polizia Municipale.

Le richieste dovranno contenere:

- le generalità del/i richiedente/i;
- le attività per cui si richiede l'uso;
- il numero dei partecipanti previsto;
- le generalità del responsabile legale o del promotore;
- i termini di utilizzo della sala (data ed orario di svolgimento dell'attività);
- una dichiarazione di accettazione integrale delle condizioni di cui al successivo art. 8;

In caso di concomitanza di date per l'utilizzo del medesimo locale verrà considerata la priorità di presentazione dell'istanza (numero e data di protocollo).
In casi particolari, previo rilascio di deroga da parte del Sindaco, potrà farsi eccezione al criterio cronologico solo per le riunioni istituzionali degli Enti Pubblici.

Qualunque assegnazione potrà essere temporaneamente sospesa per finalità di interesse sociale, per iniziative istituzionali e per qualunque altro evento di rilevante interesse pubblico o per cause di forza maggiore.

Gli spazi concessi dovranno essere usati dal concessionario in modo da evitare ogni possibile danno agli stessi ed ai rispettivi impianti ed attrezzature; le sale al termine dell'uso dovranno essere restituite nelle stesse condizioni di funzionalità in cui erano state prese in consegna.

Articolo 5 - Utilizzo per attività corsuali

Entro il 5 settembre di ogni anno, dovranno essere presentate all'URP le richieste di utilizzo per attività corsuali continuative, per l'istruzione di un calendario valido dal primo ottobre al 30 giugno dell'anno successivo.

Le richieste pervenute oltre tale termine, potranno essere valutate positivamente solo qualora restassero spazi disponibili.

Il calendario, approvato dalla Giunta Comunale sarà sottoposto a verifica periodica dal Responsabile del settore competente. Le eventuali variazioni richieste sono subordinate alla disponibilità dei locali.

L'Amministrazione comunale si riserva di apportare modifiche, comunque comunicate in tempo utile, nel caso in cui siano previste iniziative istituzionali.

Particolari iniziative corsuali dall'alto valore educativo o formativo rivolte al mondo dell'infanzia o alla terza età potranno beneficiare di riduzioni tariffarie, concesse dalla Giunta Municipale contestualmente all'approvazione del calendario annuale.

Articolo 6 - Tariffe e cauzione

La Giunta comunale annualmente delibera le tariffe di utilizzo dei locali fissate a titolo di rimborso spese, tenendo conto:

- delle spese relative ai consumi di energia elettrica, acqua e riscaldamento;
- del tipo di manifestazione che si intende organizzare agevolando le iniziative non aventi finalità di lucro rispetto a quelle commerciali;
- del periodo di utilizzo della sala;
- della tipologia dell'immobile e dei locali utilizzati.

Il rimborso spese sarà aumentato del 20% per il periodo ottobre/aprile

La Giunta comunale stabilisce inoltre, per ciascuna tipologia di attività, l'entità della cauzione da depositarsi a copertura di eventuali danni causati alle strutture, il cui importo non può comunque essere superiore a quello della massima tariffa applicata.

Il versamento della tariffa e il deposito della cauzione devono avvenire almeno 5 giorni prima dell'iniziativa presso la Tesoreria Comunale, presentando la ricevuta di avvenuto versamento della quota all'URP.

Diversamente, per le attività corsuali il pagamento della tariffa avverrà su base mensile, tenendo conto delle ore effettivamente impegnate.

La cauzione, al termine dell'uso dei locali, verrà svincolata dopo l'accertamento dell'insussistenza di danni ai locali e alle attrezzature.

In caso di accertamento di danni, la cauzione verrà trattenuta completamente o in parte sulla base delle indicazioni fornite dal Responsabile del servizio interessato.

Qualora l'entità del danno accertato sia di importo superiore alla cauzione prestata, il concessionario è obbligato a risponderne per intero, fatte salve le sanzioni eventualmente applicabili.
Eventuali altre spese che si rendessero necessarie per lo svolgimento dell'attività per la quale si richiede l'uso della sala è a carico del soggetto concessionario.

Articolo 7 - Modalità di consegna, utilizzo e restituzione dei locali

Una volta effettuato il pagamento della tariffa, le chiavi del locale concesso devono essere ritirate presso l'URP nel giorno stesso per il quale ne è stato richiesto l'uso, ovvero, se il giorno è festivo, nell'ultimo giorno di apertura degli uffici comunali precedente a quello di utilizzo.

Le chiavi vanno inderogabilmente restituite nel giorno feriale immediatamente successivo a quello dell'uso del locale.
Il richiedente avrà cura di conservare le chiavi personalmente per tutto il periodo di svolgimento delle attività.

Il richiedente è responsabile personalmente della custodia delle chiavi che non possono essere affidate a terzi.

I locali ottenuti in concessione non possono essere destinati ad un uso diverso da quello per il quale è stata presentata la richiesta, né possono essere utilizzati da enti o associazioni diversi da quelli di appartenenza del richiedente.

Articolo 8 - Obblighi del concessionario

Con la presa in consegna del locale, il concessionario si assume la responsabilità in solido sul bene per ogni forma di dolo, anche se opera di terzi che siano stati compartecipi dell'attività.

In particolare, il concessionario deve provvedere a:

- ottenere tutte le licenze necessarie ad effettuare l'iniziativa di cui è promotore (quali, ad esempio, la denuncia SIAE);
- utilizzare i locali in modo consono alla loro destinazione;
- custodire la proprietà comunale affidatagli per impedire manomissioni, asportazioni o danneggiamenti ai manufatti, ai materiali, agli attrezzi ed arredi di qualsiasi specie;
- sorvegliare costantemente l'accesso ai locali concessi, vietando l'ingresso a persone i cui comportamenti non siano consoni all'attività per la quale il locale è stato concesso;
- rispettare le norme di sicurezza, in particolare il concessionario, in qualità di titolare dell'attività svolta, è obbligato a rispettare i limiti di capienza previsti per le sale, nonché a predisporre misure per la gestione di eventuali situazioni di emergenza;
- non intralciare con alcun arredo od ostacolo le vie di fuga previste dal piano di evacuazione della sala;
- ripristinare le attrezzature nei luoghi e nello stato in cui si trovavano al momento della concessione;
- eseguire le opportune pulizie ai locali; i quali, al termine dell'uso, dovranno essere riconsegnati al Comune perfettamente puliti.

Limitatamente alle attività corsuali, il concessionario deve provvedere a stipulare apposite polizze assicurative per la copertura di danni a persone o a cose (responsabilità civile) e per gli infortuni.
Inoltre, è fatto obbligo ai concessionari di osservare la massima correttezza nell'uso dei locali e attrezzature e di adottare tutti i provvedimenti atti ad evitare danni alle strutture, impianti e cose.
I concessionari dovranno assicurare la vigilanza ed ogni azione di tutela alla salvaguardia del bene concesso in uso.
Ciascuno è personalmente responsabile verso il Comune di ogni danno derivante agli immobili ed alle attrezzature e materiali in essi contenuti da qualsiasi azione od omissione dolosa o semplicemente colposa.
I concessionari, o i rappresentanti Società, Associazioni o gruppi concessionari sono, dal canto loro, responsabili di ogni danno, tanto se imputabile ed essi personalmente, quanto se prodotti da terzi, avendo essi l'obbligo della vigilanza e della custodia delle persone e delle cose per il tempo di durata della concessione.
L'Amministrazione comunale non assume nessuna responsabilità in ordine ad incidenti, disordini, o fatti dannosi che potessero verificarsi durante lo svolgimento delle attività.
La sottoscrizione della prenotazione di uso del locale e delle eventuali attrezzature in esso contenuto, comporta l'accettazione integrale delle condizioni stabilite dal presente regolamento.

Articolo 9 - Esenzioni dal pagamento e riduzioni.

Fermi restando gli obblighi e le responsabilità del concessionario di cui ai precedenti articoli, l'uso dei locali comunali e le attrezzature in essi contenute sono concessi a titolo gratuito o applicando la riduzione del 50% della tariffa esclusivamente a quei richiedenti rientranti nelle casistiche di seguito evidenziate per le attività previste nei rispettivi statuti o nei fini istituzionali.

In via esemplificativa e non esaustiva, si individuano le seguenti casistiche di esenzione, riduzione e pagamento.

L'esenzione dal canone di utilizzo senza versamento di cauzione è applicabile a:

- le classi dell'Istituto Comprensivo di Malalbergo e Baricella situate nel territorio comunale di Baricella;
- l'Azienda A.S.L.;
- le Consulte di Frazione;
- la Protezione Civile.

La riduzione del 50% del canone di utilizzo con versamento di cauzione è applicabile a:
- i Partiti e gruppi politici;
- i Sindacati ed alle Associazioni di categoria per assemblee pubbliche, convegni e manifestazioni proprie della rispettiva attività;
- le Associazioni di Volontariato e le ONLUS;
- le Associazioni sportive e ricreative del territorio;
- i Centri sociali.

Tutti i soggetti richiedenti non rientranti nelle casistiche elencate ai precedenti punti dovranno provvedere al pagamento della tariffa piena di utilizzo e della cauzione definite annualmente dalla Giunta Comunale.

Articolo 10 - Concessione di Patrocini

Il patrocinio costituisce il riconoscimento da parte del Comune delle iniziative promosse da soggetti pubblici e privati, da Enti, Associazioni, di particolare valore sociale, morale, culturale, celebrativo, educativo, sportivo, ambientale ed economico, le quali dovranno essere pubblicizzate con l'indicazione: "Con il patrocinio del Comune di Baricella" e l'apposizione del logo.

Le richieste di patrocinio dirette al Sindaco devono illustrare le iniziative nei contenuti, fini, tempi, luogo e modalità di svolgimento, nonché contenere l'indicazione dei soggetti richiedenti.

La richiesta di Patrocinio oneroso o con uso gratuito delle strutture e mezzi deve essere specificata e motivata, in ogni caso l'organizzazione di un'iniziativa che preveda la devoluzione di contributi a scopo benefico, dovrà concludersi con la presentazione di copia dell'avvenuto versamento.

Non possono essere patrocinate quelle attività che abbiano scopo di lucro o carattere di produzione e scambio.

Articolo 11 - Rinunce

Il concessionario che ha regolarizzato il pagamento, in caso di successivo impedimento ad effettuare la manifestazione, deve far pervenire al Comune la rinuncia almeno 3 giorni prima della data fissata per la manifestazione stessa. In caso di rinuncia pervenuta nei termini, il Comune provvederà al rimborso della cauzione e di una quota pari al 50% dell'importo versato.

Nei casi di rinuncia entro le 24 ore, il Comune provvederà al rimborso della cauzione e di una quota pari al 30% dell'importo versato.

La mancata rinuncia nei termini indicati, darà unicamente diritto al rimborso della cauzione.

Articolo 12 - Responsabilità patrimoniali. Danni e risarcimenti

La gestione ed il controllo relativi all'uso dei locali di cui all'art. 1 è demandata al responsabile dell'Ufficio competente, nel rispetto delle indicazioni di massima del presente regolamento.
Al momento della riconsegna delle chiavi il Responsabile di Settore od un suo delegato è chiamato ad accertarsi dell'avvenuto corretto utilizzo della sala e ad effettuare l'immediata contestazione delle eventuali anomalie.
I fruitori dei locali sono responsabili solidamente dei danni arrecati all'immobile, all'arredamento ed ai servizi dal momento della consegna fino al termine della concessione.
Essi sono tenuti, inoltre, a contestare all'atto della consegna i danni rilevati al momento dell'ingresso nel locale; in caso contrario, salvo diversa prova, ne saranno ritenuti responsabili.
Eventuali danni riscontrati ai locali dovranno essere ripristinati a cura del concessionario o, in assenza, verrà addebitato al concessionario l'onere derivante dal risarcimento, anche utilizzando la cauzione versata al momento della presa in consegna del locale.

Sia l'Amministrazione comunale che il personale incaricato sono esonerati da responsabilità derivanti da danni o ammanchi che a qualsiasi titolo si verifichino nel corso della manifestazione in pregiudicato del Concessionario.

Articolo 13- Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore dalla data di esecutività della deliberazione di approvazione.