L’autenticazione può essere effettuata, dietro esibizione del documento originale e della fotocopia integrale dell’atto stesso, dall’incaricato del Sindaco, dal notaio, dal cancelliere e dal segretario comunale. L’autentica può anche essere fatta:
• dal pubblico ufficiale che ha emesso il documento;
• dal pubblico ufficiale che detiene l’originale;
• dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento.
Non si possono autenticare copie di documenti rilasciati dal notaio in copia conforme all’originale (quali atti di compravendita), perché in tal caso è il notaio stesso che deve rilasciare altre copie autentiche dell’originale dell'atto, depositato presso i suoi archivi.
Se la copia del documento deve essere presentata ad una Pubblica Amministrazione, l’autenticazione può essere fatta direttamente dal responsabile del procedimento che la riceve. In tal caso, la copia conforme può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
Modalità alternative:
Il cittadino, anziché presentare copia autentica del documento, può rendere una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà dichiarando la conformità all’originale di:
- Copia di atti e documenti rilasciati o conservati da una pubblica amministrazione;
- Copia di pubblicazioni, titoli di studio o di servizio;
- Copia di documenti fiscali che devono essere conservati dai privati.
A tale dichiarazione deve essere allegata la fotocopia del documento di identità valido.
La dichiarazione sostitutiva può essere apposta anche in calce alla copia stessa.